Lue uutinen mobiilisivustolla

Asiakirjan hallinnasta standardi

12.11.2002 13:11 Tietokoneiden käyttöönotto tiedon käsittelyssä on helpottanut tiedon tuottamista, tallentamista, jakelua ja muuttamista. Dokumenttien käsittelyn käytännöt eivät ole kuitenkaan muuttuneet. Tästä syystä aikaa tuhraantuu tiedon hakemiseen ja vääriä versioita dokumenteista lähtee maailmalle.

Avainsana dokumenttien hallintaan on metadata eli dokumenttien ominaisuustiedot. Ne tarvitaan tietokoneita varten datamuotoon koodattuna. Metadata on liitettävä dokumenttiin elinjakson kaikissa vaiheissa. Teknisten dokumenttien ominaisuustietojen hallintaa on vaikeuttanut se, että aiheesta ei ole ollut kansainvälistä standardia.

Teknisten dokumenttien ominaisuutiedot on kuitenkin aihealue, jossa kaikki teollisuudenalat hyötyvät standardisoinnista.

Nyt asiasta on saatu valmiiksi kansainvälinen standardi. Standardisoimisliitto on julkaissut sen tunnuksella SFS-EN 82045-1. Standardissa on 60 sivua ja se on nimeltään "Dokumenttien hallinta. Osa 1: Periaatteet ja menetelmät".

Standardisarja 82045 on pääosin tarkoitettu käytettäväksi tietokoneilla toteutetuissa EDMS- (Electronic Document Management System) ja PDMS-järjestelmissä (Product Data Management System) dokumenttien hallintaan, jäljittämiseen, varastointiin, valintaan ja arkistointiin sekä perustaksi dokumenttien vaihtoon.

Seitsemän elinjaksoa

Standardin mukaan dokumentti voi olla esimerkiksi tekstidokumentti, graafinen dokumentti, luettelo, hypertekstidokumentti tai multimediadokumentti. Dokumentti voi olla yksittäinen dokumentti, yhdistelmädokumentti, ryhmäksi koottu dokumentti tai dokumenttijoukko. Dokumentilla on standardin mukaan seitsemän elinjaksoa: aloitus, valmistaminen, perustaminen, käyttö, muuttaminen, peruuttaminen ja poistaminen.

Aloituksessa dokumentti saa esitystavasta riippumattoman tunnuksen. Tarvittaessa dokumentti luokitellaan. Valmistusvaiheessa dokumentti saa sisällön. Perustamisvaiheessa tehdään ISO 9000 -standardien tärkeänä pitämä hyväksyminen.

Standardi määrittelee, mitä ominaisuustietoja dokumentin kussakin elinjakson vaiheessa on hyvä tallentaa.

Kalevi Nikulainen toimitus@digitoday.fi

Kirjoita kommentti

Ohjeet: Pysy aiheessa ja kirjoita napakasti. Muista, että haastateltavilla, kanssakeskustelijoilla ja toimittajilla on oikeus omaan, eriävään mielipiteeseen. Ole kohtelias ja ystävällinen, äläkä tarkoituksella provosoi tai hauku muita keskustelijoita. Taloussanomat varaa oikeuden poistaa asiattomat viestit. Varauduthan siihen, että linkkejä sisältävät viestit tarkistetaan yksitellen roskapostin suodattamiseksi. Arvostamme mielipidettäsi!
Lue koko keskusteluetiketti

Bottivarmistus: mitä on kaksi ynnä viisi?

Viesti Nimi

Uutiset

Tutkinta valmis: Aueria epäillään raskaista rikoksista

• Maailman parhaat lehtikuvat palkittiin – katso kuvakooste
• Väyrysen matkakuluista ilmiriita keskustassa
• Jättikotilot piinaavat taas Floridaa
• Piraattisopimuksen vastaisiin mielenosoituksiin odotetaan tuhansia