Lue uutinen mobiilisivustolla

Tutkimus: Tietohallinto yhä poteroissaan suomalaisyrityksissä

11.2.2004 08:18 Tuoreen tutkimuksen mukaan suurissa suomalaisyrityksissä ja organisaatioissa tietohallinto kertoo käyttäjille tekemisistään edelleen kehnosti. Puolet vastaajista pitää viestinnän onnistumista tyydyttävänä ja 22 prosenttia heikkona; saman verran viestintää pitää hyvänä ja kiitettävän arvosanan tietohallinnon viestinnästä antaa vain kuusi prosenttia suuryrityksistä.

Konsulttiyhtiö AE Thinking Business Group selvitti viime marraskuussa lomakekyselyllä 54 suuren suomalaisen yrityksen ja organisaation tietohallinnon vastaavalta henkilöltä - käytännössä tietohallinto- tai talousjohtajalta - mielipidettä tietohallinnon viestinnän onnistumisesta.

Tietohallinnon viestintätarpeet on huomioitu organisaation viestintäsuunnitelmassa seitsemän prosentin mielestä hyvin ja lisäksi 41 prosenttia vastaajista oli asiasta jokseenkin samaa mieltä.

Sen sijaan 15 prosenttia oli hyvyydestä jokseenkin ja 15 prosenttia täysin eri mieltä. Neljällä prosenttia ei osannut ottaa lainkaan kantaa asiaan.

Viestinnän onnistumisen mittareita ei ole lainkaan 81 prosentissa organisaatioista ja 11 prosentilta sellainen löytyy. Seitsemän prosenttia ei tiedä löytyykö organisaatiosta mitään mittareita.

Viestintä- ja it-suunnitelmat yhteen

Tietohallinnon viestintäsuunnitelma on johdettu yrityksen viestintäsuunnitelmasta seitsemän prosentin mielestä ja 26 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä.

Jokseenkin eri mieltä on 28 prosenttia ja täysin eri mieltä 15 prosenttia vastaajista. Peräti 24 prosenttia ei ollut huomannut tietohallinnolla olevan minkäänlaista viestintäsuunnitelmaa.

Vastaajista 19 prosenttia kokee, että viestintä on huomioitu hyvin yrityksen it-strategiassa ja 30 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Jokseenkin eri mieltä asiasta on 33 ja täysin eri mieltä 13 prosenttia vastaajista. Kuusi prosenttia ei tiedä mitä ajattelisi.

Tietohallinnon viestintäprosesessi on neljän prosentin mielestä hyvin kuvattu ja 38 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Sen sijaan 37 prosenttia on jokseenkin ja 19 prosenttia täysin eri mieltä.

Odotukset tietohallinnon viestintää kohtaan sanoo tuntevansa hyvin 15 prosenttia ja jokseenkin hyvin 48 prosenttia vastaajista. Jokseenkin eri mieltä on 31 ja täysin eri mieltä neljä prosenttia vastaajista.

Vastaa vai ei vastaa?

Tietohallinnolla on nimetty viestinnästä vastaava henkilö 39 prosentissa organisaatioista ja se puuttuu 57 prosentista yrityksiä. Neljä prosenttia ei tiedä kuka vastaa vai vastaako kukaan.

Reilu puolet vastaajista vastasi, että yrityksen ulkopuolelle tietohallinnon asioista viestii tietohallinto itse. Noin neljänneksen mielestä sen hoitaa tiedottaja, seitsemän prosenttia ilmoitti siitä vastaavan muu työntekijä ja yhdeksän prosenttia ei tiennyt asiaa.

Viestinnän vastuut oman organisaation ja it-kumppaneiden kesken on selkeästi määritelty 11 prosentin mielestä, ja 41 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä.

Jokseenkin eri mieltä on 37 prosenttia ja täysin eri mieltä neljä prosenttia vastaajista. Seitsemän prosenttia ei tunne asian tilaa.

Runsaasti sisäisiä puutteita

Tietohallinto viestii sisäisille asiakkailleen eli yrityksen omille työntekijöille it-strategiasta ja visioista 13 prosentin mielestä hyvin ja lisäksi 53 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Jokseenkin eri mieltä on 28 ja täysin eri mieltä kuusi prosenttia vastaajista.

Onnistumisesta tietohallinnon tavoitteiden saavuttamisessa tietohallinto kertoo yhdeksän prosentin mielestä hyvin ja 41 prosentin mielestä jokseenkin hyvin. Kuitenkin 35 prosenttia on jokseenkin ja 13 prosenttia täysin eri mieltä.

Tarjolla olevista it-palveluista tietohallinto viestii hyvin 17 prosentin mielestä ja peräti 66 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Jokseenkin eri mieltä on 15 ja täysin eri mieltä kaksi prosenttia vastaajista.

Tulevista palveluista omalle henkilökunnalleen tietohallinto kertoo hyvin seitsemän prosentin mielestä ja 43 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Jokseenkin eri mieltä on kuitenkin 44 ja täysin eri mieltä kuusi prosenttia vastaajista.

Tietohallinnon muutoksista henkilökunnalle kerrotaan 11 prosentin mielestä hyvin ja 65 prosentin mielestä jokseenkin hyvin. Jokseenkin eri mieltä on kuitenkin viidennes ja täysin eri mieltä neljä prosenttia vastaajista.

Osaston kehitysideoista henkilökunnalle kerrotaan seitsemän prosentin mielestä hyvin ja 39 prosenttia on jokseenkin samaa mieltä. Jokseenkin eri mieltä asiasta on kuitenkin 43 ja täysin eri mieltä 11 prosenttia vastaajista.

Myös itsekritiikkiä löytyy

Kysymykseen mitkä ovat oman organisaation tietohallinnon tärkeitä
viestintätavoitteita, tärkeimpinä pidettiin tiedonvälittämistä uusista teknologisista mahdollisuuksista, oman henkilökunnan odotuksien hallintaa sekä imagon muuttamista atk-osastosta palveluntarjoajaksi.

Ulkopuolista viestintäasiantuntijaa tietohallinto kaipaa erityisesti koulutus- ja valmennusasioissa, tutkimustehtävissä, verkkoviestinnässä, konsultoinnissa, viestinnän strategioissa ja ulkoisessa tiedotuksessa.

Oman organisaation tietohallinnon pitäisi vastaajien mielestä pistää viestinnässään ensimmäiseksi kuntoon tietohallinnon palveluista ja tuotteista viestiminen omalle henkilöstölle, it-strategiasta, projektien nykytilasta ja tietohallinnon muutoksista tiedottaminen, uusista käytännöistä tai sovellutuksista kertominen, tietohallinnon sisäisten kehityshankkeiden etenemisestä viestiminen, vuositason viestintäsuunnitelman tekeminen tietohallinnolle, tietohallinnon järjestämästä koulutuksesta tiedottaminen, tietohallinnon omien kehittämistarpeiden viestiminen sekä sisäisen ja ulkoisen asiakaslehden tuottaminen.

Kuka onnistuu ja miten?

Tietohallinnon viestinnän tärkeimpiä mittareita ovat vastaajien mielestä tyytyäväiset asiakkaat, tietohallinnon ja yritysjohdon säännöllinen vuoropuhelu, yrityksen it-strategiaa ja viestintäsuunnitelmaa tukeva tietohallinnon viestintä, vaivaton tiedottaminen tietohallinnon muutoksista koko henkilöstölle ja tietohallinnon hyvä sisäinen imago.

Tärkeimpiä henkilökohtaisia ominaisuuksia tietohallinnon viestintävastaavalle ovat vastaajien mielestä liiketoiminnan ymmärrys, viestinnän osaaminen ja ammattitaito, suullinen ja kirjallinen ilmaisutaito, toimialan tuntemus, henkilökohtainen uskottavuus, aloitteellisuus, kokemus viestintätehtävistä, osaamisen monipuolisuus, luotettavuus, yhteistyökyky sekä luovuus, idearikkaus ja projektinhallintakyky.

Suurimpia tietohallinnon viestinnän kehittämiskohteita ovat vastaajien mielestä tietoturva-asioiden toimintatapa- ja järjestelmämuutokset, tiedonkulku, tiedottamisen säännöllisyys sekä perusviestintä tietohallinnon ja liiketoimintayksikköjen välillä.

Jukka Viitasaari toimitus@digitoday.fi

Kirjoita kommentti

Ohjeet: Pysy aiheessa ja kirjoita napakasti. Muista, että haastateltavilla, kanssakeskustelijoilla ja toimittajilla on oikeus omaan, eriävään mielipiteeseen. Ole kohtelias ja ystävällinen, äläkä tarkoituksella provosoi tai hauku muita keskustelijoita. Taloussanomat varaa oikeuden poistaa asiattomat viestit. Varauduthan siihen, että linkkejä sisältävät viestit tarkistetaan yksitellen roskapostin suodattamiseksi. Arvostamme mielipidettäsi!
Lue koko keskusteluetiketti

Bottivarmistus: mitä on kaksi ynnä viisi?

Viesti Nimi

Uutiset

Accenture haluaa eroon entisistä nokialaisista

• Nokian lausunto Accenturen päätöksestä
• Tällainen on Iron Sky -elokuva
• Lumentulo jatkuu Euroopassa – yli 550 kuollut talven pakkasissa
• Yle: Venäjä rakentaa radioaktiivisen jätteen sijoituspaikan Sosnovyi Boriin