Lue uutinen mobiilisivustolla

Parhaat asiantuntijat mukaan

10.3.2008 11:02 Erään kunnan kirjaamoihin hankittiin taannoin tietokoneet. Aiemmin asiakirjat arkistoitiin kansioihin, joiden selkämyksiin naputeltiin kirjoituskoneella nimilaput. Kun tietokoneet tulivat, nimilaput tulostettiin printterillä, leikattiin saksilla oikeaan kokoon ja pantiin sitten kansioiden selkämykseen.

Muutama vuosi myöhemmin kirjaamot keskitettiin ja siirryttiin sähköiseen asiakirjojen hallintaan: Kun esimerkiksi lasku saapuu, se lähetetään ensin sisäpostissa keskushallintoon, jossa se skannataan ja lähetetään sähköpostissa takaisin laskun saajalle. Hän tekee laskulle asiatarkastuksen ja lähettää sähköpostissa esimiehelleen, joka hyväksyy laskun ja lähettää sen sähköpostissa keskushallintoon maksettavaksi.

Viivästyskorkoja pukkaa, vaikka aikaa on kokonaiset viisi päivää! Ihmisten on tehtävä joskus myös varsinaisia töitään eivätkä he voi päivystää jatkuvasti sähköpostiaan siltä varalta, että sinne sattuisi kolahtamaan tarkastusta tai hyväksyntää kaipaava lasku. Sairastaminen, lomailu, kouluttautuminen tms. ei tule tietenkään kysymykseen. Ei ihme, että moni hoitaa työsähköposteja öisin ja viikonloppuisin.

Toiminta ei tehostu sillä, että taloon kannetaan tietokoneita. Jos tietokoneita käytetään vain vanhan tutun toimintatavan tehostamiseen, mikään olennainen ei muutu. Ei ainakaan työn laatu tai tuottavuus.

Esimerkiksi eräässä kunnassa vei jopa kahdeksan kuukautta saada rakennuslupa kaavoittamattomalle tontille. Tästä ajasta vain pari päivää kului papereiden käsittelyyn, lopun ajan hakemukset odottivat käsittelyä ja erilaisia asiakirjoja. Vaikka itse käsittelyä tehostettiin kuinka, rakennusluvan saaminen ei voinut nopeutua kuin päivällä tai parilla.

Yleensä toiminnan pullonkaulat ovat kyllä tiedossa, mutta niitä ei läheskään aina kysytä, kun tietojärjestelmiä tilataan. Tietojärjestelmien varsinaisilta käyttäjiltä kysytään edelleen aivan liian harvoin, mikä työssä mättää, ja mihin ongelmiin tietojärjestelmästä voisi olla apua.

Työntekijät ovat kuitenkin tuotteiden ja asiakkaiden parhaita asiantuntijoita. Paljon parempia kuin it-päälliköt tai toimitusjohtajat.

Jyrki J. Kasvi toimitus@digitoday.fi

Teksti on lisensoitu Creative Commons Nimeä-Ei muutoksia-Epäkaupallinen -lisenssillä.

Kirjoita kommentti

Kommentit (5)

0

0

Erään kunnan kirjaamoihin hankittiin taannoin tietokoneet. Aiemmin asiakirjat arkistoitiin kansioihin, joiden selkämyksiin naputeltiin kirjoituskoneella nimilaput. Kun tietokoneet tulivat, nimilaput tulostettiin printterillä, leikattiin saksilla oikeaan kokoon ja pantiin sitten kansioiden selkämykseen.

Digitoday

Lainaa Ilmoita asiaton viesti

# 10.3.2008 16:46

1

0

Tämän luonnollisen kehitystilan olen kokenut, kuten moni muukin. Kun työskentelin systeeminsuunnittelijana, sain uudelleensuunnitella erään asiakaspalveluprosessin. Tässä oli lähtötilanteessa jäljellä kaikki käsityövaiheet lisättynä atk-työvaiheilla ja sen seurauksena syntyneillä tarkistus ja virheidenkorjauskierroksilla. Sain siitä järjellisen, kun käytin jo olemassa olevia atk-prosesseja korvaamaan manuaalit virheprosessit ja pois kaikki käsityövaiheet, niin että jäi vain tietojen syöttö heti asiakaspalvelutilanteessa ja tuotteen tulostus alihankkijalla. Toimitusaika lyheni 4-6 viikosta 3-4 päivään. Toki vei aikaa sijoittaa se ison integroidun järjestelmän osaksi - piti saada aikaan tarvittava tiedonkulkuyhteys.

Antti Poikonen

Lainaa Ilmoita asiaton viesti

# 10.3.2008 16:46

1

0

Eihän noin VOI tehdä, vaan kun lasku saapuu (paperilla tai digitaalisena), siitä tulostetaan kappale, joka skannataan asiakirjanhallintaan. Sieltä se tulostetaan hyväksyjää varten ja lähetetään tälle paperilla sisäisessä postissa.

Hyväksyjä hyväksyy jos huvittaa ja lähettää laskun takaisin, jossa hyväksymismerkintä skannataan ja lasku tulostetaan maksuliikennettä hoitavaa varten, joka naputtelee laskusta tiedot koneelle ja maksaa laskun.

Maksettujen laskujen tiliote tulostetaan ja paperikappaleelta merkitään käsin viitenumeron perusteella laskut maksetuksi, lopulta tiliote skannataan.

Työllisyys nousuun!

Kunnan mies

Lainaa Ilmoita asiaton viesti

# 10.3.2008 17:01

1

0

Muistan aikoinani kun laite- ja ohjelmistovalmistajat siirtyivät toimittamaan manuaalit pdf-formaatissa cd:levyillä. Paperin kulutus konttorilla kasvoi suunnattomasti kun tekniikka tulosti manuaalit ja veivät ne kotia iltalukemiseksi. Vanhoja tottumuksia on vaikea muuttaa...

pdf

Lainaa Ilmoita asiaton viesti

# 10.3.2008 17:38

1

0

Mainio teksti. Prosessin kehittäminen tietotekniikan ehdoilla on muutenkin pahimpia kuolemansyntejä. Tietotokone on toimintatapa, ei elämäntapa.

Olen oppinut, että paras tapa tehdä työtä helpottava tietotekniikkaratkaisu on ensin mennä muutamaksi päiväksi asiakkaan luo katsomaan kun he tekevät työtään. Sitten näkee konkreettisesti mitä asioita tehdään, mitkä niistä vievät aikaa ja voiko niitä kenties auttaa tekniikalla. On nimittäin yllättävän suuri riski, että asiakas itse asiassa OSAA tehdä työnsä eikä tarvitse konsulttia opettamaan sitä hänelle.

Nythän ei sitten tokikaan tule lampaisiin ja tietoenatoriin liittyvä vitsi mieleen, eihän?

Kyuu

Lainaa Ilmoita asiaton viesti

# 11.3.2008 11:32

Sivut: 1 Edellinen Seuraava

Uutiset

Krp: Hyvinkään ampujan uhrit näyttävät valikoituneen sattumanvaraisesti

• Hyrian rehtori: Uhrit olivat luokkansa priimuksia
• Yksi Hyvinkään ammuskelussa haavoittuneista yhä kriittisessä tilassa
• Paatero: Poliisi toimi oikein ampumispaikalla
• Räikkönen: En saanut renkaita toimimaan