Lue uutinen mobiilisivustolla

Työsähköpostiin kajoaminen vaatii vieraalta hyvää syytä

16.8.2004 10:03 Pomon polku alaisen sähköpostilaatikolle on jatkossakin moniportainen. Syksyllä uudistuva laki yksityisyyden suojasta työelämässä määrittelee tarkoin, millaisin edellytyksin työnantaja voi etsiä ja avata itselleen kuuluvia kiireellisiä viestejä poissaolevan työntekijän postilaatikosta. Ilman työntekijän jo valmiiksi antamaa suostumusta matkalla on monta mutkaa.

Yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki uudistuu lokakuun alussa. Uudet säädökset kertovat muun muassa, miten menetellään työsähköpostien kanssa silloin, kun työntekijä on estynyt niitä itse lukemasta.

Yksinkertaisinta sähköpostin käsittely on tilanteessa, jossa työpaikalla on tällaisia tilanteita varten sovitut pelisäännöt ja työntekijä on suostunut siihen, että joku toinen avaa ja lukee viestit tarpeen mukaan. Uudistuva laki koskeekin lähinnä tilanteita, joissa tällaista sopimusta ei ole tehty. Tavoitteena on, että työnantajalle kuuluvat, välttämättömät viestit voidaan työntekijän estyneenä ollessa kuitenkin saada työnantajan käyttöön.

Ei suoraa tietä sähköpostilaatikkoon

Jatkossakaan työnantajan tie alaisen sähköpostien pariin ei ole aivan suora.

Työnantajan on tarjottava työntekijälle erilaisia mahdollisuuksia, kuten viestien ohjaamista poissaoloaikana toiselle henkilölle tai työntekijän käytössä olevaan toiseen sähköpostiosoitteeseen. Niin ikään sähköpostijärjestelmä voi lähettää viestin lähettäjälle automaattisen ilmoituksen työntekijän poissaolosta ja sijaisesta.

Jos työntekijä ei käytä näitä tarjottuja mahdollisuuksia, työnantaja voi selvittää, onko työntekijälle hänen poissa ollessaan lähetetty tai onko hän lähettänyt työnantajalle kuuluvia viestejä, joista on "välttämätöntä saada tieto työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojen turvaamiseksi".

Lupa vain kiireellisissä tapauksissa

Lakitekstin mukaan sen arvioiminen, kuuluuko viesti työnantajalle, voi käytännössä tapahtua vain viestin lähettäjän tunnistamistietoja tai sähköpostiviestissä olevien otsikkokenttää koskevien tietojen perusteella.

Sähköpostien esille hakeminen edellyttää myös, että viestien poissaoleva vastaanottaja hoitaa tehtäviään itsenäisesti ja että hänen työtehtäviensä vuoksi on ilmeistä, että hänelle on lähetetty lain tarkoittamia viestejä. Asian on myös oltava luonteeltaan sellainen, ettei sen selvittäminen kestä viivytystä. Kaiken lisäksi työnantajan on vielä tarjottava työntekijälle mahdollisuutta antaa suostumuksensa avaamiselle ennen kuin mainittuja viestejä aletaan tämän sähköpostilaatikosta etsiä.

Avaaminen edellyttää kirjallista selvitystä

Viestin esille hakemisen jälkeen varsinaisen viestin saa avata, jos on ilmeisestä, että se kuuluu työnantajalle ja täyttää edellä kuvatut kriteerit. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan toiseen sähköpostiosoitteeseen.

Työnantaja voi käyttää oikeuksiaan vain tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Avaamisesta on laadittava kirjallinen selvitys, joka on toimitettava työntekijälle. Viestin esille hakemiseen tai avaamiseen osallistuneet henkilöt eivät myöskään saa ilmaista viestin sisältöä sivullisille.

Lakimuutokset pohjautuvat laajapohjaisen kolmikantaisen työryhmän ehdotuksiin. Uudistunut laki vahvistettiin presidentin esittelyssä perjantaina.

Mika Lahdensivu toimitus@digitoday.fi

Kirjoita kommentti

Ohjeet: Pysy aiheessa ja kirjoita napakasti. Muista, että haastateltavilla, kanssakeskustelijoilla ja toimittajilla on oikeus omaan, eriävään mielipiteeseen. Ole kohtelias ja ystävällinen, äläkä tarkoituksella provosoi tai hauku muita keskustelijoita. Taloussanomat varaa oikeuden poistaa asiattomat viestit. Varauduthan siihen, että linkkejä sisältävät viestit tarkistetaan yksitellen roskapostin suodattamiseksi. Arvostamme mielipidettäsi!
Lue koko keskusteluetiketti

Bottivarmistus: mitä on kaksi ynnä viisi?

Viesti Nimi

Uutiset

Poliisi: Ajatus ampumisesta tuli vain hieman ennen veritekoa

• Asiantuntija: Punkkipaniikki on jo ylimitoitettua
• Hyvinkään ampumisissa haavoittuneet leikattu – naispoliisi yhä kriittisessä tilassa
• Hyvinkään epäilty ampuja poistui kesken illanvieton hakemaan aseita
• Hyvinkään ampumisista epäiltyä luonnehditaan ujoksi ja hiljaiseksi