Näin valitset sopivan headhunterin

31.1.2001 12:33 Onko sinulla vaativia avainhenkilöiden tarpeita organisaatiossasi? Jos olet harkinnut suorahaun eli head huntingin käyttöä, on hyvä tietää ennalta miten valita sopiva kumppani ja miten toimia sen kanssa menestyksellisesti.

Olen katsonut vuosien ajan viidessä eri maassa suorahaun käyttöä sekä asiakkaan näkökulmasta, että nyt itse suorahakukonsulttina. Valitettavan usein rekrytointitilanteessa päähuomio kiinnittyy akuuttiin yksittäisen ongelman ratkaisuun, eikä toimintaa ehditä miettiä laajempana kokonaisuutena.

Rekrytointitoiminnan laatuun, nopeuteen ja kuluihin voi kuitenkin vaikuttaa tekemällä hiukan alustavaa työtä ja panostamalla oikeisiin kumppaneihin jo etukäteen ennen akuuttia rekrytointitilannetta.

Esityö kannattaa

On järkevää valita yrityksen tarpeen mukaan yhdestä kahteen suorahakukonsulttia, joiden kanssa rakentaa pitkäjänteisen ja perusteellisen yhteistyön. Suorahakukonsultin tehtävänä on vaativissa toimeksiannoissa edustaa yritystäsi objektiivisesti oikeille ja sopivimmille ehdokkaille, joten konsultin tulee tuntea liiketoimintasi, toiminnallinen organisaatiosi, yrityskulttuurisi sekä avainhenkilösi hyvin voidakseen tehdä laadukasta työtä.

Joudut väkisinkin kertomaan konsultille myös arkaluontoista tietoa toiminnastasi ja tavoitteistasi.

Tutustu etukäteen konsulttiyrityksen toimintaan, taustoihin ja mahdollisiin rajoituksiin ja valitse oikeat kumppanit yrityksellesi pidempijänteistä yhteistyötä varten. Näin toimimalla säästät aikaa itseltäsi, lasket suoria ja välillisiä kuluja ja pääset parempaan laatuun rekrytoinnissa.

Ymmärtääkö konsultti bisneksen luonteen?

Tutustu etukäteen konsulttiyrityksen taustoihin, referensseihin, prosesseihin, toiminnan laatuun ja etiikkaan. Tarkista, omaako konsulttiyhtiö osaamista sinulle tärkeällä toimialalla ja maantieteellisellä alueella.

Erityisen tärkeää on tarkistaa, ymmärtääkö konsultti sinun toimialasi ja liiketoimintasi tarpeet riittävän hyvin. Jos konsultti on tehnyt useita toimeksiantoja sinun toimialallasi, kannattaa tarkistaa mitkä yritykset ovat jo nk. off-limit -listalla, sillä näihin yrityksiin konsultti ei voi olla yhteydessä.

Ei ole järkevää käyttää konsulttia, joka ei voi olla yhteydessä kilpailijoihisi tai keskeisiin yrityksiin toimialalla. Muutenkaan ei ole järkevää, että sama konsultti toimii useiden aivan samalla alueella kilpailevien yritysten kanssa samanaikaisesti.

Tarkista lisäksi, kuka tai ketkä todella osallistuvat hakuprosessiin konsulttiyrityksessä. Joissain yrityksissä konsultti hoitaa vain myyntityön, mutta varsinaisen haun ja valinnan suorittaakin muut henkilöt. Tällöin tulee varmistua siitä, että kaikki prosessiin osallistuvat henkilöt ovat kompetentteja tehtävään.

Varmista, että hakuprosessi on selkeästi kuvattu, ja että konsultti raportoi toimeksiannon etenemisestä säännöllisesti. Tutustu myös hakuprosessin veloitusperusteisiin. Ne noudattavat tyypillisesti kansainvälistä käytäntöä, jossa palkkio perustuu tiettyyn osaan henkilön vuosiansiosta. Lisäksi toimeksiannon haasteellisuus vaikuttaa palkkioon.

Kannattaakin siis tutustua huolellisesti konsulttiyritykseen, valita sopiva tai sopivat kumppanit ja rakentaa pitkäjänteinen liiketoimintasuhde. Suosittelen raamisopimuksen tekoa, jossa perusveloitukset, toiminnan ehdot, prosessit ja valmistautumisvastuut on sovittu etukäteen.

Tällöin jokainen suorahaun avulla tehtävä rekrytointi voidaan käynnistää nopeasti ja keskeiset tiedot osataan valmistella jo etukäteen. Tämä säästää organisaatiosi avainhenkilöiden aikaa pitkällä tähtäimellä ja nopeuttaa prosessin läpimenoaikaa.

Anna siis valitulle konsultille aikaa tutustua toimintaan perinpohjin ja rakenna pitkäjänteistä yhteistyötä, jossa seuraatte etenemistä, laatua ja yhteistyön kehitystä säännöllisesti.

Valitsijat ja yritys tunnettava hyvin

Ennen jokaista suorahakutoimeksiantoa konsultin tulee tavata etukäteen haettavan henkilön lopulliseen valintaan osallistuvat avainhenkilöt yrityksessä saadakseen itse käsityksen ympäröivästä työyhteisöstä ja päättävien henkilöiden odotusarvoista.

Samoin konsultin pitää saada hyvät lähtötiedot yrityksestä, tavoitteista, tehtävästä ja haettavan henkilön henkilökohtaisista ominaisuuksista. Tietosisältö voi vaihdella yrityksestä ja tehtävästä riippuen, mutta seuraavassa muutamia asioita, jotka usein unohtuvat tässä yhteydessä.

Valmistele perustiedot yrityksen rakenteesta, tilinpäätöksestä, historiasta, menestystekijöistä, haasteista jne. Toimeksiannon kannalta on kuitenkin tärkeää keskittyä yrityksen tulevaisuuteen, missioon, visioon, ja yrityskulttuuriin yritystasolla.

Tämän lisäksi liiketoimintatavoitteet, kriittiset menestystekijät, uhat sekä markkinoihin ja avainsidosryhmiin liittyvät tekijät ovat ensiarvoisen tärkeitä tietoja. Nämä ovat myös niitä asioita, joista avainhenkilöt ovat kiinnostuneita yritystä miettiessään.

Tänä päivänä useat ammattilaiset ovat kiinnostuneita myös yrityksen pitkän tähtäimen laatuun ja kilpailukykyyn liittyvistä asioista, sekä muista niin sanotuista kestävän kehityksen menestystekijöistä.

Millainen on toimintaympäristö?

Tehtävän ja henkilön kannalta läpikäytäviä asioita ovat tehtäväkuvaus, henkilön tai yksikön tulevat avaintavoitteet ja toiminnallinen organisaatiorakenne raportointeineen. Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät on syytä ymmärtää huolellisesti. Myös tehtävään ja toimintaan liittyvät uhat ja heikkoudet pitäisi uskaltaa määritellä avoimesti.

Henkilön taustaan, koulutukseen, ammatilliseen kokemukseen, avainkompetensseihin ja henkilökohtaisiin ominaisuuksiin liittyvät asiat ovatkin itsestäänselvyyksiä. Tulevia ehdokkaita kiinnostaa varmasti perehdyttämiseen, koulutukseen ja urakehitykseen liittyvät tekijät, mutta tehtäväkohtaisesti läpikäytäviä asioita voi olla näiden lisäksi useitakin.

Monet yrityksen toimintaan liittyvät tiedot ovat yrityssalaisuuksia, mutta toisaalta ilman näitä tietoja ei toimeksiantoa voi toteuttaa hyvin. Henkilöstöpäällikkö ei yleensä voi tietää liiketoiminnan kannalta keskeisiä tekijöitä, joten avainhenkilöiden aikaa tarvitaan määrittelyyn. Luottamuksellinen suhde on siis erittäin tärkeää, ja tässäkin mielessä pitkä yhteistyö on järkevää konsultin kanssa.

Muista että tärkeintä on kuitenkin ehdoton rehellisyys ja suoruus yritystä kuvattaessa. On erittäin vahingollista kaikkien kannalta, jos vasta valittu hyvä avainhenkilö huomaa olevansa aivan erilaisessa ympäristössä, kuin mistä on puhuttu työsuhteesta keskusteltaessa.

Ammattimainen konsultti tekee yllämainittujen tietojen perusteella kirjallisen määrittelyn, jonka perustella asiakas voi tarkistaa tilanteen, tavoitteet ja henkilöprofiilin oikein ymmärretyksi. Itse asiassa koko suorahaku ja valinta perustuu nimenomaan tähän dokumentointiin ja konsultin päätelmiin.

Lopullisen päätöksenteon tukena käytetään usein soveltuvuustestauksia ja referenssitarkistuksia, mutta hakukriteerien pitää olla selkeästi ja oikein määriteltyjä hyvän lopputuloksen kannalta.

Aikaa tarvitaan - vaikka sitä ei ole

Tyypillisesti suorahakuun tarvitaan aikaa 8-12 viikkoa toimeksiannosta riippuen. Tämän lisäksi pitää huomioida yrityksen päätöksentekoon kuluva aika, irtisanomisaika ja henkilön perehdytysaika ennen täysin tuottavaa toimintaa.

Toimeksiannon aikana on syytä pitää jatkuva, interaktiivinen yhteys konsultin ja yrityksen välillä, sillä hakuprosessin ja haastatteluiden aikana tulee usein tarve lisätiedoille. Vastaavasti prosessin aikana voi ilmetä asioita, jotka edellyttävät nopeaa keskustelua tai arviointia yrityksen kannalta.

Yksi tärkeä suorahaun lisäarvo asiakkaalle on se, että haun tuloksena esitellään kahdesta neljään tavoitekriteerit täyttävää ehdokasta, joista yritys pääsee ensi kädessä valitsemaan sopivimmat lopullista päätöstä varten. Toisaalta tietysti ehdokaskin on valitsemassa yritystä, mikä on hyvä huomioida päätöksentekoprosessissa.

Lopullisessa valintatilanteessa on tärkeää, että yritys tekee selkeitä päätöksiä järkevässä aikataulussa. Yli kolme viikkoa kestävä valintaprosessi ehdokkaiden tavattua yrityksen päättäjät saa aikaan melkoista epävarmuutta hakijoissa. Suomen työmarkkinatilanteessa tämä tarkoittaa myös riskiä sille, että ehdokas voi vetäytyä tai hän saattaa itse valita toisen työnantajan.

Suorahakukonsultti edustaa asiakasyritystä. Varmistukaa siis, että edustajanne on yrityksellenne sopiva ja omaa riittävät kompetenssit voidakseen toteuttaa avainhenkilöidenne rekrytointia menestyksellisesti.

Toisaalta hyvät tulokset eivät synny vain hyvästä konsultista, vaan edellyttävät yhteistoiminnan kehittämistä, tulosten jatkuvaa arviointia ja saumatonta luottamusta yrityksen ja konsultin välillä. Strategisen partneruuden kautta konsultti voi vasta kasvaa todelliseksi asiantuntijaksi ja osaajaksi sinun organisaatiossa.

[

---

]Erkki Panula (erkki.panula@jfriisberg.com) toimii seniorikonsulttina Oy J. Friisberg & Partners Ab:ssä. Yritys on kansainvälinen suorahaun ja yritysauditointien palveluorganisaatio, joka on toiminut Suomessa yli 20 vuotta. Panula on työskennellyt noin 15 vuotta it-alalla kansainvälisessä ympäristössä liiketoiminnan käynnistys- ja johtotehtävissä. Hän kirjoittaa digitodaylle tiukkoja henkilöstöhallintaan ja urakehitykseen liittyviä kolumneja, joissa hän puuttuu alan kysymyksiin tutulla suorasukaisella otteellaan. Ajankohtaisia ilmiöitä tarkastellaan niin yritysten kuin ammattilaistenkin kannalta, joten pysykää kuulolla.

Jutun kirjoitti: Erkki Panula