Lue uutinen mobiilisivustolla

Ilmaista työsähköpostia ei ole

28.7.2003 14:00 Sähköpostin käytössä työaikaa ja kustannuksia säästää laatu, ei määrä. Yhä useamman työposti tavoittaa lomaltakin. Saisiko olla meilitön perjantai?

Vaikka sähköposti sujahtaa osoitteesta toiseen nopeasti, työskentelyn kannalta se ei aina ole erityisen kustannustehokasta.

Esimerkiksi suurissa brittiyrityksissä esimiestason palkasta lohkeaa helposti vuodessa noin 10 000 puntaa pelkästään sähköpostin kirjoittamiseen, lukemiseen ja käsittelyyn. Näin laskelmoi yritysviestinnän konsultti Emphasis Training Ltd kyselynsä pohjalta.

Konsulttiyrityksen mukaan meilitulvaa on alettu torjua yrityksissä jo mielikuvitukseenkin turvautuen: eräs yritys esimerkiksi on jo lanseerannut Casual Friday -käytäntöä mukailevan meilittömän perjantain.

Sähköpostikäytännöissä hiomista

Sähköisen viestinnän helppous on hämäävää. Emphasis Trainingin johtava konsultti Robert Ashton toteaa, että sähköpostin käsittelemiseen saattaa helposti upota sama aika kuin paperiin, jonka joku tuo työpöydälle.

Valmennus sähköpostin tehokkaaseen käyttöön unohtuu kyselyn mukaan usein niiltäkin työnantajilta, jotka muuten sijoittavat henkilöstökoulutukseen, jopa ajankäyttöasioissa. Yrityksissä kuitenkin säästettäisiin paljon aikaa jo paneutumalla vuorovaikutuksen perusasioihin, kuten viestien tarkoituksenmukaiseen jakeluun ja kirjoitustapaan.

- Monet eivät tyydy kirjoittamaan yhtä sanaa kun voivat käyttää viittä, Ashton huomauttaa. Hänen mukaansa jotkut tapaavat emailin epävirallisuudesta huolimatta muotoilla sanottavansa mahdollisimman kirjakielisesti. Jo vuonna 2001, kun aihetta viimeksi tutkittiin, esimiehet pitivät viidettäosaa saamistaan viesteistä vaikeaselkoisina ilmaisun kankeuden tai virheiden vuoksi.

Sähköpostista tullut myös lomapostia

Ruotsalaisen ammattijärjestö TCO:n Sifolla teettämä tutkimus kertoo puolestaan työsähköpostin kulkevan myös lomalaisille entistä useammin.

Joka neljännellä kyselyyn osallistuneella ei ollut lomallaan mahdollista työsähköpostinsa lukemiseen. Lopuista suunnilleen joka toinen luki työmeilejä myös lomallaan.

Sähköpostilaatikollaan pistäytyy siis lomansa aikana nyt kymmenen prosenttia suurempi joukko kuin viime vuonna. Tässä joukossa naisten määrä on viime vuodesta kaksinkertaistunut, kyselytulokset osoittavat.

Meilaamisesta ei moni luopuisi

Yhdysvaltalaisen META Groupin keväällä julkistaman kyselytuloksen mukaan sähköpostistä on tullut erottamaton osa työyhteisöjen viestintää.

Liike-elämän parissa työskentelevistä jopa 80 prosenttia piti sähköposteja puhelinta parempana viestinnän muotona. 74 prosenttia arveli, että töissä ikävä tulisi ennemmin sähköpostia kuin puhelinta.

Tutkimuksessa haastateltiin lähes neljänsadan yrityksen edustajia eri puolilta maailmaa. Kolme tärkeintä syytä sähköpostin suosioon olivat vaivaton ryhmäviestintä, viestinnän nopeus ja se, että käydyt keskustelut säilyvät kirjallisessa muodossa.

Mika Lahdensivu toimitus@digitoday.fi

Kirjoita kommentti

Ohjeet: Pysy aiheessa ja kirjoita napakasti. Muista, että haastateltavilla, kanssakeskustelijoilla ja toimittajilla on oikeus omaan, eriävään mielipiteeseen. Ole kohtelias ja ystävällinen, äläkä tarkoituksella provosoi tai hauku muita keskustelijoita. Taloussanomat varaa oikeuden poistaa asiattomat viestit. Varauduthan siihen, että linkkejä sisältävät viestit tarkistetaan yksitellen roskapostin suodattamiseksi. Arvostamme mielipidettäsi!
Lue koko keskusteluetiketti

Bottivarmistus: mitä on kaksi ynnä viisi?

Viesti Nimi

Uutiset

Poliisi: Ampuja kertoo katuvansa tekojaan

• Ampuja keskeytti opinnot ja varusmiespalveluksen
• Väyrynen voitti keskustan jäsenvaalin
• Marcus Grönholm voitti heti Yhdysvalloissa
• Räikkösen taktiikka epäonnistui: "Siinä meni monta sijaa"